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Incorporações

A incorporação de documentos em arquivos públicos, que pelo seu valor (histórico, jurídico, administrativo, etc) são considerados de conservação permanente é regulada em termos gerais pelos Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março(pdf) e  Decreto-Lei n.º 149/83 de 5 de Abril, artigo 3º(pdf).

O Arquivo Distrital de Beja deve promover a incorporação legal obrigatória proveniente das conservatórias do registo civil, dos registos do notariado e dos tribunais.

Requisitos, Formalidades e Encargos
As incorporações de documentação para as quais exista diploma que regule o seu processo de incorporação, são precedidas obrigatoriamente pela realização de um processo de avaliação, selecção e eliminação (da documentação que não é considerada de conservação permanente), a realizar pela entidade produtora ou detentora nos termos das disposições legais e técnicas aplicáveis. O Pedido-de-incorporação_ADBJAPedido-de-incorporação_ADBJAdeverá ser previamente acordado com o ADBeja

A documentação a incorporar deve estar devidamente inventariada, desinfestada (sem pragas ou fungos), higienizada e acondicionada.
Os encargos com a inventariação, higienização e transporte da documentação são da responsabilidade da entidade remetente.

A concretização da incorporação faz-se mediante a assinatura pelos legais representantes das entidades envolvidas de um Auto-Entrega_ADBJA e de Guia-de-Remessa_ADBJA.

– Incorporações a Título de Depósito
Por acordo com entidade pública ou privada, mediante protocolo a estabelecer, poderá ser incorporada documentação no Arquivo Distrital de Beja a título de depósito, por determinado período de tempo, sem que haja uma transferência dos direitos de propriedade de tais documentos.

– Doações
O Arquivo Distrital de Beja poderá aceitar doações de documentos detidos ou produzidos por quaisquer entidades, desde que a estes se reconheça notório valor patrimonial que justifique a sua conservação permanente, obrigando-se o Arquivo Distrital de Beja à sua conservação, tratamento técnico e divulgação nos termos a acordados com a entidade doadora.

– Prazos para Incorporação
Os prazos de incorporação nos arquivos distritais são genericamente estabelecidos pelo Regime Geral das Incorporações -Lei n.º 47/2004 (pdf), que fixa para as incorporações da documentação de conservação permanente o prazo máximo de 30 anos após a produção.
O prazo de incorporação para a documentação de conservação permanente produzida pelas entidades públicas, Cartórios Notariais, Registos Civis/Paroquiais, Tribunais, etc, varia consoante o limite máximo do prazo de conservação administrativa estabelecida em diploma específico.

Última Actualização: 8 de Janeiro de 2014

Arquivo Distrital de Beja